Urenregistratie op de werklocatie: app, prikklok of klokapparaat?

Voor een uitzendbureau zijn uren geld: ze bepalen het loon van de flexkracht en de factuur aan de klant. Toch komen uren bij veel bureaus nog binnen als foto van een weekstaat, als lijstje van de teamleider of als Excel-bestand op vrijdagmiddag. Hoe later en indirecter de registratie, hoe groter de kans op fouten en discussie.

De vraag is dus niet óf je uren op de werklocatie vastlegt, maar hoe. We zetten de vier meest gebruikte methodes naast elkaar.

1. De weekstaat op papier of in Excel

De flexkracht of de teamleider van de klant vult aan het eind van de week in hoeveel uur er per dag is gewerkt. Jij verwerkt dat in je administratie.

• Voordelen: geen investering, iedereen snapt het, werkt op elke locatie.
• Nadelen: de uren worden achteraf gereconstrueerd, niet op het moment zelf vastgelegd. Weekstaten komen te laat of onvolledig binnen en bij onenigheid heb je weinig in handen.

Past bij: een klein aantal vaste plaatsingen met een betrouwbare contactpersoon bij de klant.

2. Een app met GPS op de telefoon van de flexkracht

De flexkracht klokt in en uit via een app. Vaak legt de app de locatie vast, soms met een geofence rond de werklocatie.

• Voordelen: tijden worden op het moment zelf vastgelegd, geen hardware nodig, werkt ook op wisselende locaties.
• Nadelen: inklokken kan ook net buiten de poort of vanuit de bus. Locatiegegevens van werknemers zijn persoonsgegevens: je hebt een goede grondslag en duidelijke afspraken nodig en mag niet meer volgen dan nodig. En de uren staan vaak in een apart systeem, los van je planning.

Past bij: werk op wisselende adressen, zoals schoonmaak of bouw, waar geen vast punt is.

3. De prikklok of het badgesysteem van de klant

Veel productiebedrijven en distributiecentra hebben een eigen tijdregistratie. Flexkrachten krijgen een pasje en klokken mee met het vaste personeel.

• Voordelen: een vast punt op de werklocatie, betrouwbare tijden, niets te installeren voor jou.
• Nadelen: het systeem is van de klant. Jij krijgt een export, in het formaat en op het moment dat de klant uitkomt. Met tien klanten heb je tien verschillende systemen en de uren staan nergens naast je eigen planning.

Past bij: grote opdrachtgevers die de uren toch al zelf registreren en tijdig aanleveren.

4. Een klokapparaat van het uitzendbureau op de werklocatie

Het bureau plaatst een eigen klokapparaat bij de klant. Flexkrachten klokken daarop in en uit, bijvoorbeeld met een QR-code uit de app van het bureau of met een tag (druppel). Zo werkt het SimpleFlex-kloksysteem: het apparaat heeft alleen stroom en wifi nodig en de tijden staan direct naast de planning. Kan het toegangssysteem van de klant, zoals Paxton, dezelfde tag lezen, dan kan de klant die tag daar ook instellen. Het kloksysteem en het toegangssysteem blijven los van elkaar.

• Voordelen: een vast punt op de werklocatie, tijden op het moment zelf en bij elke klant hetzelfde systeem dat rechtstreeks in je eigen weekoverzicht uitkomt. Afwijkingen van de planning zie je dezelfde dag. Met een tag heeft niemand een smartphone nodig en als de klant dezelfde tag in zijn eigen toegangssysteem instelt, is één tag genoeg voor klok en deur.
• Nadelen: de klant moet een plek met stroom en wifi bieden en elke flexkracht heeft de app of een tag nodig. Tags moet je uitgeven en weer innemen.

Past bij: vaste werklocaties met meerdere flexkrachten per dienst, zoals kassen, productie en logistiek.

De vier methodes naast elkaar

Waar let je op bij de keuze?

1. Wordt de tijd vastgelegd op het moment zelf? Achteraf ingevulde uren zijn de bron van de meeste discussies.
2. Is er een vast punt? Op een vaste werklocatie wil je dat inklokken ook echt daar gebeurt.
3. Komen de uren naast je planning? Pas als gepland en gewerkt naast elkaar staan, zie je afwijkingen dezelfde dag in plaats van bij de factuur.
4. Werkt het bij al je klanten hetzelfde? Eén manier van werken scheelt uitleg, exports en fouten.
5. Kan de flexkracht zijn eigen uren zien? Transparantie voorkomt vragen over het loon.
6. Past het binnen de AVG? Leg niet meer vast dan nodig en wees duidelijk over wat je registreert en waarom.

Werk je ook in België?Daar wordt registratie van de werkelijke arbeidstijd vanaf 1 januari 2027 verplicht voor alle werkgevers. Wat dat voor uitzendkrachten betekent, lees je in ons artikel over tijdsregistratie in België.

Conclusie

Voor losse klussen op wisselende adressen is een app of een weekstaat vaak genoeg. Voor vaste werklocaties met meerdere flexkrachten per dienst levert een vast klokpunt de betrouwbaarste uren op, zeker als die uren direct naast je planning landen. Dan wordt de weekstaat geen najaagwerk meer, maar controle op uitzonderingen.