Planning in Excel of planningssoftware: wanneer is je uitzendbureau eruit gegroeid?

Excel is flexibel, iedereen kent het en het kost niets extra. Dat verklaart waarom zoveel uitzendbureaus ermee beginnen. De vraag is niet óf Excel kan plannen, maar hoeveel tijd en risico het je kost naarmate je bureau groeit.

Wanneer is Excel genoeg voor je planning?

Excel werkt goed zolang je planning overzichtelijk blijft. Herken je jezelf in de meeste punten hieronder, dan hoef je nog niet over te stappen:

• Eén planner beheert het bestand. Er is geen kans dat twee mensen tegelijk wijzigen.
• Een handvol klanten en locaties, met vaste diensten die van week tot week grotendeels hetzelfde zijn.
• Weinig wijzigingen per dag. Een ziekmelding of extra aanvraag is de uitzondering, niet de regel.
• Huisvesting en vervoer staan los van de planning, of je regelt ze niet voor je flexkrachten.
• Uren komen apart binnen en je hoeft ze niet naast de planning te leggen om afwijkingen te zien.

Waar gaat een Excel-planning mis bij een uitzendbureau?

De problemen ontstaan zelden in het bestand zelf, maar in alles eromheen. Dit zijn de plekken waar het in de praktijk misgaat:

• Meerdere versies. Het bestand wordt gemaild, gekopieerd en lokaal opgeslagen. Wie heeft de laatste versie: planning_week42_def of planning_week42_def2?
• Dubbel werk. Staat de planning, dan typ je dezelfde namen over in een ritlijst, een WhatsApp-bericht en later in de weekstaten. Elke keer overtypen is een kans op een fout.
• Kennis in iemands hoofd. Dat een flexkracht niet meer bij een bepaalde klant mag werken, of dat een ID-bewijs volgende week verloopt, staat niet in de planning. De planner moet het weten.
• Geen overzicht van tekorten. Hoeveel mensen heeft de klant gevraagd en hoeveel staan er gepland? Zonder extra formules zie je dat pas als je gaat tellen.
• Fouten vallen laat op. Een dubbele boeking of een vergeten dienst merk je vaak pas als de klant belt dat er iemand ontbreekt.

Zo maak je een Excel-planning zo betrouwbaar mogelijk

Blijf je voorlopig in Excel werken, dan maken deze afspraken en formules het verschil. Ze kosten een middag om op te zetten en besparen daarna elke week tijd.

1. Eén tabel, één regel per dienst

Maak geen weekbladen met samengevoegde cellen en kleurtjes. Zet alle diensten in één tabel (Invoegen > Tabel) met vaste kolommen: datum, klant, locatie, functie, flexkracht, begintijd en eindtijd. Een weekoverzicht per klant maak je daarna met een draaitabel of een filter. Zo kun je tellen, sorteren en controleren zonder te knippen en plakken.

2. Keuzelijsten in plaats van vrije tekst

Zet klanten, locaties, functies en flexkrachten op een apart tabblad en gebruik Gegevensvalidatie > Lijst in de planningstabel. "FoodVenta" en "Foodventa B.V." zijn voor Excel twee verschillende klanten; met een keuzelijst voorkom je dat.

3. Laat Excel dubbele boekingen en tekorten zien

Voeg een hulpkolom toe die telt hoe vaak dezelfde flexkracht op dezelfde dag gepland staat:

=AANTALLEN.ALS(Planning[Flexkracht];[@Flexkracht];Planning[Datum];[@Datum])

Is de uitkomst groter dan 1, dan kleurt voorwaardelijke opmaak de regel rood. Op dezelfde manier tel je per klant en per dag hoeveel mensen gepland staan en zet je dat naast het aantal dat de klant heeft gevraagd. Het verschil is je tekort.

4. Leg blokkades vast

Houd op een apart tabblad bij welke flexkracht niet bij welke klant mag werken. Een tweede hulpkolom met AANTALLEN.ALS op de combinatie van flexkracht en klant laat een waarschuwing zien zodra iemand toch wordt ingepland.

5. Eén bestand, één eigenaar

Werk in één gedeeld bestand in OneDrive of SharePoint in plaats van kopieën te mailen en spreek af wie de planning definitief maakt. Beveilig de tabbladen met formules, zodat niemand per ongeluk een formule overschrijft.

Vijf signalen dat je uit Excel bent gegroeid

1. Je hebt meer dan één planner en jullie werken regelmatig tegelijk aan de planning.
2. De planning verandert dagelijks en je bent een groot deel van de ochtend bezig met wijzigingen doorgeven.
3. Je houdt dezelfde gegevens op meerdere plekken bij: planning, ritlijst, huisvestingsoverzicht en weekstaten.
4. Fouten komen bij de klant terecht: iemand staat dubbel, iemand zonder geldig document staat gepland, of een dienst is vergeten.
5. Je kunt niet op vakantie, omdat alleen jij weet hoe het bestand in elkaar zit.

Wat doet planningssoftware anders dan Excel?

Het grootste verschil is niet het planbord zelf, maar dat de planning gekoppeld is aan de rest: flexkrachten, klanten, huisvesting, vervoer en uren gebruiken dezelfde gegevens.

In het planbord van SimpleFlex zie je per klant en per dag de bezetting in kleur: groen is rond, oranje deels gevuld, rood een tekort. Vultellers, de blokkadelijst per klant en de afstand tussen accommodatie en werklocatie worden meegewogen terwijl je plant. Plan je iemand in wiens ID-bewijs verloopt, dan krijg je een waarschuwing. Staat de planning, dan krijgen flexkrachten hun rooster als pushbericht in de app en volgt het vervoer uit dezelfde gegevens (zie transportplanning). Je klant kan zijn aanvraag zelf in het klantportaal zetten, zodat je die niet uit een mail hoeft over te nemen.

Het meeste tijdwinst zit in de herhaling. Is de basisplanning eenmaal gemaakt, dan kopieer je een hele week met één klik naar de volgende week; SimpleFlex controleert eerst of die week nog leeg is. Honderden diensten staan dan in seconden klaar en je werk zit alleen nog in de wijzigingen: een paar mensen die een dag extra komen of uitvallen.

Van Excel naar planningssoftware: hoe pak je dat aan?

1. Ruim je stamgegevens op. Eén lijst met klanten, locaties, functies en flexkrachten, zonder dubbele namen. Dit is het werk dat je hierboven met keuzelijsten al deels hebt gedaan.
2. Kies een startweek die niet midden in een piek valt en zet de lopende planning vanaf die week over.
3. Spreek af wie wat doet: wie plant, wie wijzigingen doorvoert en wanneer het weekrooster naar de flexkrachten gaat.
4. Informeer je flexkrachten op tijd over de app en installeer die bij voorkeur samen, bijvoorbeeld bij de intake. Hoe je dat aanpakt lees je in Rooster via WhatsApp of een app?
5. Leg daarna de uren ernaast. Pas als gewerkte uren naast de planning staan, zie je afwijkingen meteen. Meer daarover in Urenbriefjes, weekstaten of een kloksysteem met klantportaal?

Twijfel je nog, begin dan met de Excel-tips hierboven. Merk je dat je vooral bezig bent met overtypen, controleren en nabellen, dan is dat het moment om planningssoftware serieus te bekijken.