Urenbriefjes, weekstaten of een kloksysteem met klantportaal?

Gewerkte uren zijn de basis van twee geldstromen: het loon van je flexkrachten en de factuur aan je klant. Een fout in de uren kost je dus twee keer: een correctie op de loonstrook en een discussie over de factuur.

Hoe lopen uren van de werkvloer naar de loonstrook?

Welke methode je ook gebruikt, uren doorlopen altijd dezelfde drie stappen:

1. Registreren. Hoe laat begon iemand, hoe laat stopte hij en hoeveel pauze had hij? Dat gebeurt op de werklocatie: op papier, in een weekstaat of met een kloksysteem.
2. Controleren. Iemand bevestigt dat de uren kloppen: de inlener, of jij zelf als je dat zo met de klant afspreekt. Hier zit de meeste vertraging als je moet wachten op een handtekening of een ontbrekende dag moet nabellen.
3. Doorzetten. De gecontroleerde uren gaan naar je verloning en worden de basis van je factuur.

De vraag bij elke methode is dus: hoeveel handwerk zit er tussen stap 1 en stap 3, en hoe vroeg in de week zijn de uren compleet?

Urenbriefjes op papier: wanneer werkt het nog?

Papieren urenbriefjes zijn eenvoudig: de flexkracht schrijft de tijden op, de leidinggevende van de klant tekent af en het briefje gaat naar het bureau. Voor een paar flexkrachten bij één klant is dat prima.

Bij grotere aantallen lopen dezelfde dingen steeds mis: briefjes die kwijtraken of pas dagen later binnenkomen, handschrift dat niet te lezen is, tijden die achteraf zijn ingevuld en een handtekening die ontbreekt. En alles moet worden overgetypt.

Werk je met papier, dan helpen deze afspraken:

• Eén vast formulier per flexkracht per week, met dezelfde kolommen: datum, begintijd, eindtijd, pauze en handtekening.
• Een vaste deadline, bijvoorbeeld maandag 10:00 uur en een foto van het getekende briefje via een vast kanaal.
• Eén contactpersoon per klant die aftekent, zodat je weet wie je moet nabellen.

Digitale weekstaten in Excel of per mail

Een stap verder is een weekstaat in Excel die de klant invult of controleert en terugmailt. Dat scheelt onleesbare briefjes, maar het handwerk blijft: bestanden verzamelen, versies naast elkaar leggen en overnemen in je eigen administratie. En omdat de klant de weekstaat vaak pas aan het eind van de week invult, zie je fouten ook pas dan.

Een kloksysteem op de werklocatie: hoe werkt dat?

Met een kloksysteem registreert de flexkracht zelf zijn begin- en eindtijd op de werklocatie. De tijden komen direct binnen, dus je hoeft niets over te typen en je ziet dezelfde dag wie er is.

Het SimpleFlex-kloksysteem werkt zo:

• Flexkrachten klokken in en uit met de QR-code uit de SimpleFlex-app of met een tag (druppel), dus ook zonder smartphone.
• Het klokapparaat komt voorgeïnstalleerd bij je aan. Je plaatst het alleen op locatie en sluit het aan op stroom en wifi; een gastnetwerk volstaat. Wij updaten, beheren en monitoren het op afstand.
• De kloktijden staan direct naast de planning. Wijkt een tijd af, dan verschijnt die als openstaande correctie.
• Je klant kan dezelfde tag ook in zijn eigen toegangssysteem instellen, maar SimpleFlex maakt daar geen verbinding mee.

Welke manier van registreren het beste past (een app met GPS, de prikklok van de klant of een eigen klokapparaat) lees je in Urenregistratie op de werklocatie: app, prikklok of klokapparaat?

Waarom een klantportaal de weekafsluiting versnelt

Een kloksysteem lost stap 1 op. De tijd die je daarna nog kwijt bent, zit in stap 2: de controle. Die doe je zelf, of je legt hem bij je klant als die de uren zelf wil controleren. Voor dat laatste is het klantportaal; het is optioneel.

In het klantportaal van SimpleFlex ziet je klant zijn eigen overzicht, zonder dat jij iets hoeft te versturen:

• Wie er vandaag en morgen gepland staat en wie er nu aan het werk is.
• De uren per afdeling per week, met de kloktijden en de scans erachter.
• Aanpassen waar nodig: begin- en eindtijden per regel, of voor een hele dag en afdeling in één keer de eindtijd of de pauze. Correcties voegt de klant zelf toe.
• De week afsluiten. Daarna liggen de uren vast: wijzigen kan niet meer. Dat is het moment waarop jij de uren doorzet naar je verloning en facturatie.
• Planningsaanvragen en afwezigheid geeft de klant in hetzelfde portaal door, zodat die niet via losse mails binnenkomen.

Het verschil met een getekend briefje: je hoeft geen handtekeningen meer te verzamelen en de discussie over uren vindt plaats vóór de verloning in plaats van erna.

Urenbriefjes, weekstaten en kloksysteem naast elkaar

Zo stap je over

1. Begin met het weekoverzicht per klant. In de urenregistratie van SimpleFlex staat per klant en per week wat gepland is en wat gewerkt is. Dat werkt ook zonder kloksysteem.
2. Zet een klokapparaat neer waar het het meeste najagen scheelt: bij de klanten met de meeste flexkrachten of de meeste discussie over uren. Urenregistratie zit in elk pakket; het kloksysteem kost € 29 per actieve klantlocatie per maand.
3. Spreek met elke klant af wie de week afsluit en wanneer: jij, of de klant zelf in het portaal, bijvoorbeeld uiterlijk maandag om 12:00 uur. Zet die afspraak in je overeenkomst.
4. Wil een klant zelf controleren, loop het portaal dan één keer samen door. Het afsluiten van de week is dan geen nieuwe taak, maar vervangt het aftekenen van briefjes.

Komen de uren nog uit een planning in Excel, dan loont het om daar ook naar te kijken: uren en planning naast elkaar leggen is precies waar het handwerk zit. Zie Planning in Excel of planningssoftware?