Verplichte tijdsregistratie in België vanaf 2027: wat betekent het voor uitzendkrachten?

Waarom komt deze verplichting er?

De Europese arbeidstijdrichtlijn beschermt werknemers met maximale werktijden en minimale rusttijden. In 2019 oordeelde het Hof van Justitie van de EU in de zaak CCOO tegen Deutsche Bank dat die regels alleen afdwingbaar zijn als werkgevers de arbeidstijd registreren met een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem. België is een van de laatste lidstaten zonder algemene registratieplicht. De uitbreiding van vrijwillige overuren in 2026 maakte de vraag hoe je uren controleert extra urgent.

Wat moet er geregistreerd worden?

Op basis van wat de sociale secretariaten tot nu toe melden, zijn dit de hoofdlijnen:

• Voor wie: alle werkgevers, in de private én de publieke sector. Uitzendkrachten vallen er uitdrukkelijk onder.
• Wat: de werkelijk gepresteerde arbeidstijd, niet het rooster. Een systeem dat het uurrooster automatisch invult, volstaat dus niet.
• Hoe: de werkgever kiest zelf het systeem. Een klassieke prikklok is niet verplicht; ook een app, een badgesysteem of software kan, zolang de registratie objectief, betrouwbaar en toegankelijk is.
• Bewaren: SD Worx noemt een bewaartermijn van vijf jaar.
• Uitzonderingen: in de voorlopige plannen onder meer leidinggevend en vertrouwenspersoneel, handelsvertegenwoordigers, thuiswerkers en personeel dat buiten de onderneming werkt.
• Overgang: verschillende sociale secretariaten melden dat werkgevers die op 1 januari 2027 nog geen systeem hebben, tot eind maart 2027 de tijd krijgen.

Uitzendkantoor of klant: wie moet registreren?

Bij uitzendarbeid zijn er twee partijen. Het uitzendkantoor is de juridische werkgever: het sluit het contract met de uitzendkracht, betaalt het loon en heeft de uren nodig voor de loonverwerking en de factuur. De gebruiker, het bedrijf waar de uitzendkracht werkt, bepaalt de werktijden op de werkvloer.

Artikel 19 van de wet van 24 juli 1987 op de uitzendarbeid legt de verantwoordelijkheid voor de regels over arbeidsduur en bescherming op de werkplek bij de gebruiker, zolang de uitzendkracht daar werkt. Hoe dat precies samenvalt met de nieuwe registratieplicht, moet de definitieve regelgeving nog uitwijzen.

In de praktijk hebben beide partijen hoe dan ook dezelfde uren nodig: de gebruiker om de arbeidstijd te bewaken, het uitzendkantoor om correct te verlonen en te factureren. Het verstandigste is om nu al per klant af te spreken wie de tijden registreert, met welk systeem, en hoe en wanneer de gegevens worden gedeeld.

Wat betekent dit voor Nederlandse uitzendbureaus?

Laat je flexkrachten in België werken, dan gelden daar de Belgische regels over arbeidstijd. De Europese detacheringsrichtlijn noemt maximale werktijden en minimale rusttijden uitdrukkelijk als regels van het land waar het werk wordt gedaan. Reken er dus op dat de Belgische registratieplicht ook voor jouw mensen op Belgische werkvloeren relevant wordt.

Wie vanuit Nederland uitzendkrachten aan Belgische gebruikers ter beschikking stelt, heeft daarnaast al te maken met eigen Belgische regels voor uitzendarbeid, zoals de gewestelijke erkenning als uitzendbureau en de Limosa-melding voor gedetacheerde werknemers. Laat je over je eigen situatie adviseren door een specialist in Belgisch arbeidsrecht.

Niet te verwarren: Check In and Out at Work

Los van de algemene registratieplicht bestaat in België een aanwezigheidsregistratie bij de RSZ: Check In and Out at Work. Die geldt sinds 1 september 2024 voor schoonmaakactiviteiten en wordt vanaf 1 april 2027 uitgebreid naar werken in onroerende staat vanaf € 500.000 exclusief btw (programmawet van 30 mei 2026). Organisaties die met uitzendkrachten werken, moeten het registratiemiddel aan die uitzendkracht ter beschikking stellen of de registratiemethode contractueel vastleggen. Het is een aparte verplichting met een eigen systeem van de overheid; een tijdsregistratie in je eigen software vervangt die niet.

Zo bereid je je voor

1. Breng je Belgische werklocaties in kaart. Per klant: hoeveel uitzendkrachten, welke diensten, en hoe de uren nu worden vastgelegd.
2. Spreek met elke gebruiker af wie registreert. Leg vast met welk systeem, wie de gegevens beheert en hoe snel ze bij het uitzendkantoor zijn.
3. Kies een systeem dat werkelijke tijden vastlegt. Begin, einde en pauzes, op het moment zelf, niet achteraf uit het rooster.
4. Zorg voor inzage en bewaring. De werknemer en de inspectie moeten de registratie kunnen raadplegen; houd rekening met vijf jaar bewaren.
5. Test ruim voor de start. Draai een paar weken proef op één locatie, zodat de werkwijze staat voordat het moet.
6. Volg de definitieve tekst. Details kunnen nog veranderen; je sociaal secretariaat of adviseur houdt je op de hoogte.

Hoe SimpleFlex hierbij past

Met het SimpleFlex-kloksysteem klokken flexkrachten in en uit op een klokapparaat op de werklocatie, met een QR-code uit de app of met een tag. De werkelijke begin- en eindtijden staan direct naast de planning in het weekoverzicht per klant en zijn te exporteren voor loon en factuur. SimpleFlex is gebouwd voor Nederlandse uitzendbureaus. Werk je (ook) in België, dan bespreken we graag in een demo wat dat voor jouw situatie betekent.