Rooster via WhatsApp of een app met pushberichten? Flexkrachten goed informeren

Er is een goede reden dat WhatsApp zo populair is bij uitzendbureaus: het werkt meteen, voor iedereen, zonder uitleg. De vraag is waar het ophoudt te werken en wat je dan doet.

Waarom plannen zoveel uitzendbureaus via WhatsApp?

• Iedereen heeft het al. Geen installatie, geen account, geen uitleg nodig.
• Het is snel. Een wijziging voor morgen staat binnen een minuut bij de juiste persoon.
• Je ziet of iets gelezen is. Bij een persoonlijk bericht zie je de blauwe vinkjes; in een groep zie je via Berichtinfo wie het heeft gelezen.
• Spraakberichten en foto's helpen als iemand de taal nog niet goed spreekt of lezen lastig vindt.

Voor een team van tien vaste mensen bij twee klanten is dat vaak genoeg. Bij vijftig of honderd flexkrachten verandert het beeld.

Waar loopt WhatsApp vast bij het informeren van flexkrachten?

• De laatste versie raakt zoek. Het rooster van maandag staat tussen tientallen andere berichten. Komt er dinsdag een wijziging, dan moet iedereen zelf uitzoeken welke versie geldt.
• Iedereen ziet elkaars nummer. In een gewone groep zijn alle telefoonnummers zichtbaar voor alle leden en een rooster in de groep laat zien wie wanneer waar werkt. Dat zijn persoonsgegevens. De AVG vraagt je niet meer te delen dan nodig is.
• Alles dubbel. Het rooster staat al in je planning, maar je typt het opnieuw in een bericht. Elke keer overtypen is een kans op een fout in een tijd of adres.
• Talen. Een rooster in het Nederlands is voor een deel van je flexkrachten lastig te lezen. Vertalen per bericht kost tijd.
• Het nummer van de planner. Draait alles via de privételefoon van één planner, dan stopt de communicatie als die ziek is of vertrekt. En de gesprekken blijven op die telefoon staan.
• Geen overzicht. Je ziet niet in één oogopslag wie het nieuwe rooster nog niet heeft gezien, zonder elk bericht apart te openen.

Blijf je WhatsApp gebruiken? Zo maak je het overzichtelijk

Ook als je (nog) geen app gebruikt, kun je het een stuk beter organiseren. Deze afspraken werken:

1. Stuur roosters per persoon, niet in de groep. Gebruik een verzendlijst: iedere ontvanger krijgt het bericht privé en ontvangers zien elkaar niet. Voorwaarde is wel dat de ontvanger jouw nummer heeft opgeslagen.
2. Gebruik een groep alleen voor algemene mededelingen, en zet in de groepsinstellingen aan dat alleen beheerders berichten kunnen sturen. Zo blijft de groep leesbaar.
3. Werk vanaf een zakelijk nummer, niet vanaf de privételefoon van een planner.
4. Spreek een vast moment af waarop het weekrooster verstuurd wordt, bijvoorbeeld donderdag om 16:00 uur.
5. Gebruik één vast format voor elke dienst. Door steeds dezelfde volgorde te gebruiken, leest iedereen het sneller, ook wie de taal minder goed spreekt.

Een format dat je kunt overnemen:

DIENST — dinsdag 14 oktober
Klant:     Kwekerij De Vries, Kasweg 12, Naaldwijk
Werktijd:  06:00 – 14:30
Ophalen:   05:30 bij accommodatie Westhoek
Vervoer:   VW Crafter, kenteken XX-123-X
Chauffeur: Jan, 06 12 34 56 78
Vragen:    bel of app 06 98 76 54 32 (planning)

Verandert er iets, stuur dan een nieuw bericht met hetzelfde format en zet WIJZIGING op de eerste regel. Pas nooit alleen een oud bericht aan en stuur geen losse correctie zoals "morgen half 6 i.p.v. 6 uur": die mist altijd iemand. Heb je veel flexkrachten die dezelfde taal spreken, zet de vaste kopjes (Klant, Werktijd, Ophalen) dan ook in hun taal.

Wat doet een app met pushberichten anders?

Een app voor flexkrachten haalt het rooster rechtstreeks uit de planning. Er hoeft niets overgetypt te worden en elke flexkracht ziet alleen zijn eigen gegevens.

In de SimpleFlex-app zien flexkrachten hun werkweek op hun eigen telefoon. Bij een nieuwe of gewijzigde planning krijgen ze een pushbericht. Bij elke dienst staat het vervoer: wie ze ophaalt, met welk voertuig (met kenteken) en hoe ze de chauffeur bereiken. Inklokken doen ze met een QR-code op het klokapparaat op de werklocatie. De app is beschikbaar in 18 talen, waaronder Pools, Roemeens, Bulgaars en Oekraïens, en zit in elk pakket, zonder kosten per gebruiker.

Eerlijk is eerlijk: een app vraagt dat flexkrachten hem installeren en inloggen. En voor een spoedwijziging een uur voor de dienst blijft een telefoontje soms het snelst. Het verschil zit in de gewone week: het rooster, de wijzigingen en het vervoer komen vanzelf bij de juiste persoon terecht, zonder dat de planner berichten zit te typen.

Hoe krijg je flexkrachten mee naar een app?

• Installeer de app samen, bij de intake of op de eerste werkdag. Vijf minuten samen werkt beter dan een uitleg per bericht.
• Leg het uit in hun eigen taal en laat zien waar het rooster, het vervoer en de QR-code voor het inklokken staan.
• Stop met dubbel communiceren na een korte overgangsperiode. Zolang het rooster ook nog via WhatsApp komt, blijft iedereen daar kijken.
• Houd één kanaal voor spoed, zoals een vast planningsnummer, zodat duidelijk is waar iemand terechtkan als het echt niet kan wachten.

Werk je nog met een planning in Excel, dan is dat meestal de eerste stap. Lees hoe je bepaalt of je daaruit bent gegroeid in Planning in Excel of planningssoftware? En regel je ook het vervoer, bekijk dan Vervoer van flexkrachten plannen.